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Como citar este trabajoAn. 8. Simp. Bras. Comun. Enferm. Mayo. 2002
As interfaces da programação cirúrgica: da tradição à informatização
The interfaces of surgical programming: from tradition to informatization
Maria Helena Yasuko Takeno ColognaI; Natália Abdala RosaII; Wilson Moraes GoesII; Rosemary Breda PozzeI; Clélia de Jesus da SilvaIII
IEnfermeiros do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto da Universidade de São Paulo (HCFMRP-USP). Av. Bandeirantes, 3900. CEP 14040-030 Ribeirão Preto-SP mhtakeno@directnet.com.br (16) 624 3103
IIAnalistas de Sistemas do HCFMRP-USP naty@hcrp.fmrp.usp.br wmgoes@hcrp.fmrp.usp.br
IIIOficial Administrativo do HCFMRP-USP
RESUMO
A informação representa um dos recursos necessários para concretizar o processo de comunicação sendo amplamente discutida como um elemento capaz de conduzir as pessoas e as organizações ao alcance dos seus objetivos e metas. O presente estudo foi elaborado com o objetivo de relatar o processo de implantação de um sistema de informação hospitalar com vistas ao agendamento eletrônico de cirurgias e gerenciamento das mesmas no Bloco Cirúrgico. A tecnologia empregada mostrou-se eficiente uma vez que o fluxo das informações acerca deste agendamento segue uma trajetória rápida e fidedigna.
Palavra-chave: informatização, bloco cirúrgico, comunicação
ABSTRACT
Information is an essential resource for realizing the communication process and is widely discussed as an element capable of leading persons and organizations towards the achievement of their goals. This study aimed to report on the implementation process of a computer system for the electronic scheduling of surgeries and their management directly from the surgery ward. The employed technology demonstrated its effectiveness since the information flow related to this sheduling was fast and reliable.
Key words: informatization, surgery ward, communication
1. Introdução
A informação é considerada como um fator essencial para a sobrevivência do homem que desde os tempos mais remotos tem criado e aprimorado os signos e os significados bem como os seus sistemas para que as informações sejam transmitidas e compreendidas com o máximo de eficiência e eficácia. Para tanto, mister se faz necessário que utilizemos de meios e processos comunicativos capaz de suprir as necessidades com base na quantidade e qualidade.
Atualmente, temos observado na área de saúde um crescente avanço tecnológico com vistas a qualidade da assistência e racionalização de custos. Évora (1993) expõe sobre a utilização da tecnologia computacional: "...essa tecnologia encaixa-se perfeitamente dentro da ótica de aprimoramento da qualidade dos cuidados de saúde, uma vez que pode facilitar o planejamento, a tomada de decisão, a comunicação, o controle gerencial e as mudanças na estrutura organizacional".
O Hospital é uma organização complexa, com múltiplas finalidades, sendo a principal delas o atendimento ao cliente. O sistema de informação, automatizado ou não, é vital para a organização e tem no processo de comunicação o seu principal componente (GERBELLI; FAVERO, 1993). O uso do computador reduz o tempo gasto na veiculação de informações bem como material e pessoal envolvidos na tramitação destes impressos, além de aumentar a eficácia e fidelidade no desempenho de tarefas que requerem redação manual, tornando os dados mais legíveis e sistematizados contribuindo para a melhoria da organização, gerenciamento das ações e cumprimento de normas da Instituição sem distinção ou privilégios entre as pessoas que participam das atividades do complexo hospitalar.
O Sistema de Gerenciamento de Cirurgias foi desenvolvido em um Hospital Escola de Grande Porte do Interior Paulista e foi planejado para o desenvolvimento em vários módulos integrando os centros cirúrgicos ao serviços afins. Este sistema permite o controle e agendamento de cirurgias pelos médicos e gerenciamento das mesmas pelos responsáveis de cada unidade interligada.
A construção deste sistema em módulos, cada qual com suas informações específicas, permite que o Bloco Cirúrgico em sua complexidade, mostre rapidez nas ações e informações e, confiabilidade nos cálculos e, a oportunidade de atualizar o ensino, a formalização e a avaliação da prática.
A implementação de programas de controle informatizado no centro cirúrgico possibilita avaliação sistematizada das atividades e conseqüentemente o aproveitamento das potencialidades de recursos humanos e materiais existentes (COLOGNA et al.,1996). Sistemas computadorizados apresentam ilimitadas oportunidades para as equipes que desempenham atividades no período perioperatório para desenvolver novos procedimentos a baixo custo (BIRD, 1997).
Espera-se o envolvimento do enfermeiro, nos projetos de implantação de sistema de dados informatizados para utilização desta tecnologia como instrumento de trabalho, na otimização da prática de enfermagem (SCOCHI et al.,1991), portanto há importância no preparo formal para a utilização da informática, com o propósito de capacitar os profissionais na compreensão, manuseio e emprego desta tecnologia de informação (GALVÃO; SAWADA, 1996) para que os enfermeiros não sejam apenas consumidores desta tecnologia mas participantes no processo de criação e principalmente avaliação crítica dos modelos utilizados em seu campo de atuação, objetivando sempre o desempenho de elevado nível de assistência.
1.1 Objetivo
Relatar o processo de implantação de um sistema de informação hospitalar contemplando o agendamento eletrônico de cirurgias e gerenciamento das mesmas no bloco cirúrgico.
Descrever as principais vantagens do agendamento eletrônico de cirurgias.
Esboçar os principais recursos do programa de informática desenvolvido no estudo.
2. Método e Tecnologia Empregada
Este estudo, de natureza descritiva foi realizado em um hospital geral escola do interior de São Paulo, onde foram desenvolvidos dois Sistemas para auxiliar no Gerenciamento do Bloco Cirúrgico – Sistema da Farmácia do Bloco Cirúrgico e o Sistema de Gerenciamento de Cirurgias, sendo que o acesso ao programa ocorre através da rede de informática, constituída por 1000 computadores, 400 impressoras, 35 switches e 6 hubs conectados através de cabos de fibra ótica e UTP nível 5, trafegando informações a velocidade de 100 Mbits/s.
O armazenamento das informações geradas por esse e outros sistemas é baseada na tecnologia back-end Oracle 8i e a inserção e manipulação dos dados ocorre com o front-end Delphi 5.0.
O software tem a segurança baseada em um sistema corporativo denominado Controle de Acesso que é responsável por cadastrar todos os sistemas, módulos, regras de acesso às tabelas e usuários, bem como definir quais os sistemas que podem ser utilizados por cada um destes usuários, além de distribuir o grau de privilégio que estes usuários terão sobre os sistemas e tabelas do banco de dados.
Considerando os aspectos éticos em pesquisa, cabe ressaltar que os dados pessoais utilizados como exemplo nas figuras (1, 2, 3 e 4) são fictícios.
3. Descrição do Processo de Agendamento Eletrônico de Cirurgias
Para atender o objetivo proposto elaborou-se um recurso informatizado com vistas a auxiliar o gerenciamento do Bloco Cirúrgico estruturado em dois sistemas – Sistema da Farmácia do Bloco Cirúrgico que baseado no agendamento eletrônico, permite dispensar os materiais de consumo solicitados para cada cirurgia e o Sistema de Gerenciamento de Cirurgias, modularmente integrado, utilizando como fonte de informações o pedido de cirurgia, que automaticamente lança os dados pertinentes ao paciente a partir o número de seu registro hospitalar. Dados relacionados a especialidade, procedimento, necessidade ou não de anestesia, patologia e banco de sangue são optativos (fig. 1).
Este Sistema permite aos médicos agendar, suspender ou alterar cirurgias ou dados, e aos Centros Cirúrgicos e Unidades interligadas um gerenciamento das mesmas consoante aos objetivos de cada Unidade - Central de Materiais, Farmácia do Bloco Cirúrgico, Banco de Sangue, Serviço de Patologia, Serviço de Anestesiologia, Enfermarias e Controle de Leitos.
O agendamento de cirurgias obedece alguns critérios configurados no próprio sistema, de acordo com o Regulamento do Centro Cirúrgico, tais como horário máximo permitido para se agendar as cirurgias de acordo com o Mosaico Cirúrgico (disponibilidade de sala cirúrgica para as diversas especialidades, levando-se em conta os turnos e os dias da semana) e, horário máximo permitido para se efetuar trocas, suspensões ou alterações nos procedimentos. Essas configurações são o ponto de partida do sistema, uma vez que o agendamento de cirurgias só é permitido dentro dessas faixas. Por exemplo, um vez configurado que o horário máximo de agendamento de cirurgias eletivas é até as 13:00h do último dia útil anterior à realização da mesma, o sistema bloqueia qualquer tentativa de agendá-las após este horário, exceto em casos de cirurgias de urgências. O sistema bloqueia também a tentativa de marcar cirurgias de uma especialidade em dia não disponível no mosaico cirúrgico.
Os procedimentos agendados, cirúrgicos ou não (exames sob anestesia) da mesma especialidade ou não, para o mesmo paciente ou não, são selecionados através de lista de nomes de procedimentos elaboradas pelos docentes de cada especialidade, os quais foram associados à Tabela SUS. Estes recursos disponibilizados neste Sistema permitem, dentre outros, aplicabilidade na pesquisa científica e a realização do faturamento junto ao SUS.
A qualquer momento o centro cirúrgico ou os serviços afins podem consultar o sistema on line, o mapa de cirurgias está disponível para consulta, em alguns locais como controle do centro cirúrgico, banco de sangue e controle de leitos o nome do paciente aparece por extenso, identificando-o com rapidez. Nas unidades abertas aparece as iniciais do nome do paciente, preservando a identidade do mesmo (fig.2).
A tela para consulta aparece com as informações relevantes à cada unidade. Por outro lado, cabe mencionar que as enfermarias também possuem tela de consulta onde visualizam os pacientes a serem operados além de visualizar com destaque a necessidade ou não da coleta de amostra de sangue para tipagem e prova cruzada. Também o Serviço de Patologia consulta a tela para cientizar-se dos procedimentos cirúrgicos que necessitarão de biópsia para congelação.
Após as 13:00 horas do dia anterior à realização do procedimento o sistema permite visualizar todos os procedimentos agendados por especialidade, por data ou visão geral das salas (fig. 3). E, até às 17:00 horas, deste mesmo dia, (configurado no sistema) é permitido ao médico alterar o nome do paciente ou do procedimento e/ou substituir pacientes ou cirurgias (fig. 4).
Em ambas as telas (fig.3 e fig 4) é permitido a visualização dos dados agendados, trocar a ordem de entrada no centro cirúrgico, ou de sala ou mesmo suspendê-las de acordo com a senha pré estabelecida aos usuários do sistema.
Para a concretização da rapidez nas informações frente às alterações de dados ou troca de cirurgias, ou ainda cirurgias de urgências agendadas, criou-se o Sistema de Mensagens de Alerta onde os computadores cadastrados em determinados locais (centro cirúrgico, central de materiais, central de consignação, farmácia do bloco cirúrgico, serviço de anestesiologia, patologia e banco de sangue) emitem mensagem de forma áudio visual constante até que o usuário dê um click no OK, ficando armazenado a hora em que foi lida a mensagem. Os usuários destas áreas se organizam então para o atendimento àquela informação (fig. 5).
Após a realização do procedimento o médico poderá emitir eletronicamente a ficha pós operatória (em fase de implantação) onde ao preencher o local de cirurgia realizada fornecerá relatórios de cirurgias realizadas por porte, especialidade, procedimento e somatória, relatórios estes fornecidos ainda através das cirurgias agendadas.
Outros módulos do sistema permitem informar a hora de entrada e saída do paciente na sala de cirurgia e do centro de recuperação, e para onde foi encaminhado. Desta forma os serviços afins podem visualizar na tela, onde o paciente se encontra, além de gerar relatórios de média de tempo de cirurgia e média de tempo de permanência/ocupação no centro de recuperação. Há também telas de consultas por especialidade que geram relatórios de cirurgias agendadas, suspensas, substituídas, bastando determinar o período. Qualquer ação realizada frente ao agendamento fica armazenada no histórico da cirurgia, ou seja, momento em que foi agendada, data e hora em que foi alterada, ou suspensa ou substituída e por quem, podendo ser visualizado por todos os usuários que detém a senha de acesso ao agendamento de cirurgias.
Em síntese, salientamos que a implantação do Sistema de Agendamento Eletrônico de Cirurgias permite de maneira fidedigna o fornecimento de diversos tipos de estatísticas e relatórios.
4. Breves considerações
Frente ao exposto, observamos que anteriormente à informatização, o centro cirúrgico recebia pedidos de cirurgias manuscritos e em sua maioria com letras ilegíveis, com ausência de dados, sem assinatura, com atraso, o que culminava com o atraso na confecção do mapa de cirurgias e conseqüentemente todas as demais tarefas também atrasavam; como xerocópias do mapa eram distribuídas em vários locais do Hospital como nutrição, patologia, banco de sangue, controle de leitos, enfermarias, ambulatórios, departamentos, central de materiais, serviço de anestesiologia e outros, estes serviços acabavam também por atrasar as ações direcionadas ao paciente cirúrgico.
Após a informatização, tornar-se evidente a impossibilidade de erro (quanto ao nome e localização do paciente), postergou-se o horário limite do agendamento, houve a diminuição de recursos humanos envolvidos no processo, supressão da distribuição dos mapas de cirurgias, padronização do nome dos procedimentos, informação imediata frente ao agendamento de cirurgia de urgência ou alteração no mapa cirúrgico, possibilidades de obtenção de vários tipos de relatórios, maior integração entre os centros cirúrgicos e as áreas afins e finalmente, diminuiu os conflitos com os enfermeiros dos centros cirúrgicos.
O Sistema de Agendamento de Cirurgias, mostrou-se rápido e eficaz na medida em que eliminou favoritismos, facilitou a comunicação, otimizando o processo de informação para o alcance da qualidade da assistência.
6 Referência bibliográficas
BIRD, L.J.. Computerization in the OR. AORN J., v. 66 n.2, 312-17, Aug., 1997.
COLOGNA, M.H.Y.T.; DALLORA, M.E.L.V.; HAYASHIDA, M; RIUL, S; SAWADA. Análise da utilização de sala de cirurgia com apoio da informática.Rev. Latino-Am.Enfermagem, Ribeirão Preto, v.4, nº especial, p.71-81, abril 1996.
ÉVORA, Y.D.M.. Enfermagem e informática – tendências atuais e perspectivas futuras. Tese Doutorado EERP USP. Ribeirão Preto, p. 230, 1993.
GALVÃO, C.M.; SAWADA, N.O.. O uso da informática na rede básica e hospitalar da cidade de Ribeirão Preto (S.P.). Ver Latino-Am.Enfermagem, Ribeirão Preto, v.4, nº especial, p.51-60, abril 1996.
GERBELLI, M.A .;FÁVERO, T.R.. Informatização de montagem de cirurgias: relato de experiência. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ENFERMAGEM EM CENTRO CIRÚRGICO, 1. Anais. São Paulo, 1993, p.52-55.
SCOCHI, C.G.S.; SANTOS, B.R.L.; ÉVORA, Y.D.M. A informática na prática de enfermagem: um novo desafio para o enfermeiro. Rev Gaúcha de Enferm., Porto Alegre, v.12, n.2, p. 19-22, jul.1991.
