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An. 8. Simp. Bras. Comun. Enferm. May. 2002

 

Gerenciamento em enfermagem: espaço para a implantação de rotinas informatizadas

 

Nursing administration: room for implanting computerized routines

 

 

Luciana Garbelini SoaresI; Marli de Carvalho JericóII; Simoni VacondioIII

IAprimoranda de enfermagem em saúde da família da Faculdade de Medicina e Enfermagem de São José do Rio Preto-FAMERP
IIEnfermeira, docente do Departamento de Enfermagem Especializada da Faculdade de Medicina e Enfermagem de São José do Rio Preto –FAMERP
IIIAprimoranda de Enfermagem em Terapia Intensiva da FAMERP. Rua: Otávio P. César, 783 – Cidade Nova. CEP: 15085-360. São José do Rio Preto. e-mail: simonivacondio@bol.com.br

 

 


RESUMO

As funções administrativas exigem informações que são produzidas em grande volume em nível interno, o que inviabiliza qualquer tentativa de trabalho manual. Devido ao grande volume de materiais e equipamentos encaminhados à manutenção, há que se ter um controle, cabendo ao enfermeiro controlar este processo, garantindo, além do funcionamento adequado, a qualidade na assistência ao doente. Este estudo tem por objetivo criar e implementar uma planilha informatizada para o controle dos equipamentos encaminhados à manutenção. A metodologia consistiu em um estudo descritivo-exploratório no qual utilizou-se o Ciclo PDCA de controle de processos, um método que permite gerenciar pela qualidade total. Observamos que esta planilha agiliza a busca de informações, proporciona visão global de entrada e saída de equipamentos, permite previsão e provisão, possibilita melhor utilização do tempo pelo enfermeiro, evita extravio de equipamentos para outras unidades, além de permitir controle estatístico dos mesmos.

Palavras-chave: enfermagem, administração de materiais no hospital, eficiência organizacional


ABSTRACT

Administrative functions demand information, a large volume of which is produced internally, which makes any attempt of manual work impossible. Because of the great volume of material and equipment sent for maintenance, a control activity is necessary. The nurse is responsible for this process, which guarantees, besides adequate functioning, the quality of care delivered to the ill. This study aims to create and implant an automatic worksheet to control equipment sent to maintenance. What methodology is concerned, a descriptive-exploratory study was realized by means of the PDCA process control cycle, a method that allows for total quality management. We observed that this worksheet quickens information search, provides a global view on the entrance and exit of equipment, allows for prevision and provision, better time use by the nurse and statistical control, besides avoiding misplaced equipment.

Key words: nursing, hospital material management, organizational efficiency


 

 

1 INTRODUÇÃO

As funções administrativas exigem informações que são produzidas em grande volume em nível interno, o que inviabiliza qualquer tentativa de trabalho manual. Quatro atributos chamam atenção quando se organiza um sistema de informações: ser simples (facilidade de utilização), completo, ágil, e de baixo custo. Para ser completo, tem de fornecer informações administrativas e técnicas em tempo real para administração da unidade (BITTAR, 1996).

Devido ao grande volume de materias e equipamentos encaminhados para a manutenção (interna ou externa) para revisão, há que se ter um controle sobre os mesmos, evitando assim os extravios (MARTINS, 1983).

Um aspecto a ser ressaltado em relação ao controle de materiais refere-se à manutenção. A manutenção dos materiais e equipamentos é o ato ou efeito de mantê-los em perfeitas condições de funcionamento nos momentos em que são necessários. Ao fazer a manutenção de um equipamento, se está garantindo a assistência ao doente, evitando a desativação ou mau funcionamento (KURCGANT, 1991).

Uma forma de controle de equipamentos que tem sido utilizada é o de fichas técnicas, onde monta-se um arquivo com fichas dos equipamentos, discriminando os seguintes dados: tipo de material, acessórios, modelo, marca, código, quantidade na unidade, número de patrimônio, data da aquisição, defeitos apresentados, data de envio e recebimento do conserto e empréstimo.

O uso deste sistema de ficha permite efetuar os controles de quantidade e qualidade, nas épocas de levantamentos patrimoniais nas unidades, e ainda fornece subsídios nas ocasiões em que será solicitado um parecer técnico para compra de novos equipamentos. A desvantagens do sistema de controle por fichas é a grande quantidade de fichas necessárias, surgindo a necessidade de se criar formas mais fáceis de controlar os materiais, sendo que a utilização de computadores poderá facilitar (KURCGANT, 1991).

Os computadores nos serviços de enfermagem vêm aliviar o enfermeiro da tarefa de transcrever ordens, elaborar requisições, preparar fichas médicas, e controlar todas essas tarefas manuais, a fim de corrigir possíveis erros de transcrição ou processamento.

O sistema de informatização automatizado oferece subsídios à tomada de decisão do enfermeiro e inclui, segundo Ball e Hannah (1984) apud Evora, o controle de qualidade, escalas de pessoal, distribuição de serviços, bem como registros e relatórios.

Durante prática de estágio de Administração de Enfermagem em Unidades Especializadas, foi observado que a unidade não dispunha de um sistema informatizado de controle de equipamentos. O processo atual de encaminhamento de equipamentos para o serviço de manutenção realizava-se através de vias carbonadas, as quais eram arquivadas em pastas, dificultando o acesso às informações, fragmentando a visão do enfermeiro, viabilizando a ocorrência de desvio de equipamentos, gerando retrabalho e desperdício de tempo. Diante desse diagnóstico buscamos criar e implementar um instrumento informatizado que facilitasse o controle dos equipamentos encaminhados à manutenção.

 

2. OBJETIVO

O objetivo deste estudo consiste em criar e implementar uma planilha informatizada para o controle dos equipamentos encaminhados à manutenção.

 

3. METODOLOGIA

Trata-se de um estudo descritivo-exploratório desenvolvido no mês de novembro de 2001, na UTI-Geral de um hospital escola de grande porte do interior do Estado de São Paulo, por acadêmicos do 4º ano de enfermagem da Faculdade de Medicina e Enfermagem de São José do Rio Preto-FAMERP, na disciplina de Administração de Enfermagem em Unidades de Emergência e Especializadas.

Para a realização deste trabalho foi utilizado o Ciclo PDCA de Controle de Processos, um método que, através de ferramentas e técnicas específicas, permite gerenciar pela Qualidade Total (GQT). Este ciclo possui quatro fases básicas: P ou de planejamento; D ou de execução das tarefas; C ou de verificação dos resultados e A, que consiste em atuar em relação à eficácia do processo, padronizando as ações desenvolvidas, caso sejam eficazes, ou atuando corretivamente caso haja problemas (NOGUEIRA,1996). Neste estudo foi possível desenvolver todas as quatro fases deste ciclo, o que nos permitiu concluir todo o processo de trabalho.

Iniciamos com a identificação do problema através de observação direta da rotina desenvolvida e discussão realizada com as enfermeiras da unidade em que foi realizado o estágio. Em seguida, buscamos as possíveis causas geradoras desta problemática, através da aplicação de um "brainstorming" aos integrantes da equipe, acadêmicas estagiárias e residentes de enfermagem e docentes da referida disciplina. O Brainstorming, ou tempestade de idéias, segundo Ciampone (1991), é uma técnica onde cada pessoa diz o que pensa a respeito de um tema, ou um problema. Tem o objetivo de gerar o maior número possível de idéias em relação a um determinado assunto, sem a preocupação de atribuir, num primeiro momento, qualquer juízo de valor (NOGUEIRA, 1996).

Por fim, elaboramos um plano de ação utilizando o método 5W1H, contendo possíveis propostas para a neutralização do problema encontrado.

Concluindo esta fase (P), partimos para a elaboração de uma planilha de controle de equipamentos, utilizando o programa Microsoft Excel e para a fase de execução (D).

 

4. DESENVOLVIMENTO

* PROBLEMA: Falta de controle dos equipamentos que são enviados à manutenção.

*BRAINSTORMING:

* PERGUNTA: Por que não existe controle dos equipamentos enviados à manutenção?

* PLANO DE AÇÃO:

 

TABELA

 

5. CONCLUSÃO

Nos hospitais os equipamentos, aparelhos, instalações e suprimentos são de uso contínuo e constante. Devem estar prontos, disponíveis e a postos, para uso imediato. Interrupções durante um procedimento ou o retardo em sua disponibilidade podem levar a desfechos graves e mesmo fatais.

Neste contexto, o enfermeiro deve responsabilizar-se pela manutenção dos equipamentos de sua unidade, estabelecendo um sistema de controle rápido e eficaz.

A planilha de controle informatizada proporciona estes fatores necessários para uma assistência adequada, minimizando os riscos para o paciente e para a equipe, pois assegura equipamentos calibrados, testados, aferidos e prontos para uso nas vinte e quatro horas do dia.

Além disto, o enfermeiro tem papel importante no treinamento de sua equipe para o correto uso dos equipamentos, prevenindo acidentes, aumentando a vida útil dos mesmos e garantindo assim, a diminuição dos custos hospitalares ao final do processo.

 

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BITTAR, O.J.N.V. Hospital: qualidade e produtividade. São Paulo: Sarvier,1996.

CASTILHO, V.; LEITE, M.M.J. A administração de recursos materiais na enfermagem. In: KURCGANT, P. (coord.). Administração em enfermagem. São Paulo:E.P.U.,1991. cap. 6, p. 73-88.

CIAMPONE, M.H.T. Tomada de decisão em enfermagem. In: KURCGANT, P. (coord.). Administração em enfermagem. São Paulo:E.P.U.,1991. cap. 15, p. 191-206.

NOGUEIRA, L.C. Gerenciando pela qualidade total na saúde. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni,1996. cap. 3, p. 13-34. O ciclo PDCA como método gerencial.

NOGUEIRA, L.C. Gerenciando pela qualidade total na saúde. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni,1996. cap. 7, p. 55- 68. As sete ferramentas da qualidade aplicadas à saúde.

 

 

ANEXO 1

PLANO DE ENSINO

 

ANEXO 2